Eine brauchbare KI-Richtlinie beantwortet vor dem nächsten Auftrag fünf Fragen: Welches Werkzeug darf ich verwenden? Welche Informationen darf ich eingeben? Was muss ich prüfen? Wer entscheidet bei Unsicherheit? Und wie melde ich einen Fehler? Beginne mit konkreten Aufgaben statt mit einer Liste wohlklingender Prinzipien.
Dieser Artikel schlägt eine praktische Arbeitsvereinbarung vor. Er ist keine rechtliche Freigabe und ersetzt weder die Prüfung des konkreten Datenwegs noch die zuständigen Entscheidungen im Unternehmen. Das NIST AI Risk Management Framework bietet einen freiwilligen Rahmen für den Umgang mit KI-Risiken. Die folgenden Alltagssätze sind unsere redaktionellen Vorschläge, keine NIST-Vorlage.
Regel 1: Freigegebenes Werkzeug und klarer Zweck
„Wir nutzen für diese Aufgabe dieses Werkzeug“ ist konkreter als „Wir dürfen KI verwenden“. Dokumentiere den Dienst, den vorgesehenen Zugang und den Arbeitszweck. Eine private Anmeldung ist nicht automatisch gleichwertig mit dem geprüften Unternehmenszugang. Halte daneben fest, wo Mitarbeitende die aktuelle Freigabe nachsehen können.
Für einen ersten Test eignet sich etwa die sprachliche Überarbeitung eines bereits freigegebenen allgemeinen Textes. Ein Vertragsentwurf oder eine Auswertung von Personaldaten braucht eine andere Prüfung. Vermeide die pauschale Schlussfolgerung, eine erfolgreiche harmlose Aufgabe erlaube jede weitere Nutzung.
Regel 2: Daten vor der Eingabe einordnen
Lege fest, welche Informationen in den ausgewählten Dienst dürfen. Ein guter Satz lautet: „Wenn du die Datenklasse nicht kennst, sende den Inhalt nicht ab und frage die benannte Stelle.“ Ein schlechter Satz lautet: „Keine sensiblen Daten“, ohne zu erklären, was damit gemeint ist.
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| Situation | Praktische Teamregel |
|---|---|
| Öffentlicher freigegebener Text | Für den dokumentierten Zweck verwenden |
| Interne Kundennotiz | Freigabe und konkreten Datenweg zuerst prüfen |
| Unklare Herkunft oder Vertraulichkeit | Nicht eingeben; Zuständigkeit klären |
Auch bei Diktat werden Informationen weitergegeben. Ausgesprochene Namen verschwinden nicht dadurch, dass sie nicht getippt wurden. Die Unterscheidung zwischen Training und Speicherung gehört deshalb in die Werkzeugprüfung.
Regel 3: Eine Person verantwortet das Ergebnis
Ein KI-Entwurf ist kein fertiger Versandauftrag. Bestimme, wer Fakten, Zahlen, Empfänger und Zusagen prüft. Diese Verantwortung sollte im tatsächlichen Ablauf liegen, nicht in einem Dokument, das beim Arbeiten niemand sieht.
Beispiel: Eine Kundenmail wird erst versendet, nachdem die zuständige Person die Aussagen mit der Ausgangsinformation abgeglichen hat. Für diesen Schritt hilft eine kurze Prüfliste für KI-Ergebnisse.
Regel 4: Unsicherheit hat einen konkreten Kontakt
Nenne eine zuständige Rolle und einen erreichbaren Weg. „Im Zweifel die IT fragen“ hilft wenig, wenn niemand weiß, welches Team antwortet. Fragen zu Daten, fachlichen Aussagen und technischen Fehlern können verschiedene Ansprechpartner brauchen.
Regel 5: Fehler werden dokumentiert und der Ablauf angepasst
Notiere bei einem Problem die Aufgabe, das beobachtete Verhalten und die Auswirkung. Verwende dafür keine unnötigen vertraulichen Originaldaten. Kläre, ob der Ablauf pausiert werden muss und wer über die Korrektur entscheidet.
Teste die Arbeitsvereinbarung im begrenzten KI-Pilot mit zwei oder drei echten Aufgaben. Wenn Mitarbeitende eine Regel nicht auf ihren nächsten Arbeitsschritt übertragen können, schreibe ein konkreteres Beispiel dazu. Eine kurze nutzbare Vereinbarung ist ein Anfang; sie ist keine Behauptung, sämtliche betrieblichen oder rechtlichen Pflichten abzudecken.
Beispiel: Fünf Sätze an der Pinwand, die wirklich genutzt werden
Die fiktive Content-Agentur Silberdistel hat früher eine mehrseitige KI-Richtlinie gehabt – gelesen hat sie niemand. Für den Einstieg in 
formuliert das Team stattdessen fünf kurze Regeln, die neben dem Bildschirm hängen:
Erstens: Wir diktieren ausschließlich über , keine anderen Tools. Zweitens: Kundeninterna werden nur in freigegebenen Feldern eingesprochen, nie in allgemeine Prompts. Drittens: Jeder Kundentext wird vor dem Versand von einem Menschen gelesen. Viertens: Bei Unsicherheit fragt die Projektleitung – nicht das Tool. Fünftens: Wiederkehrende Fehler melden wir im Teamchat, damit alle davon lernen.
Weil die Regeln konkret sind und zur echten Arbeit passen, halten sich die Mitarbeitenden daran. Die Richtlinie ist kein Dokument mehr, sondern Teil des Alltags.
Eine KI-Richtlinie, die niemand kennt, ist schlechter als keine. lässt sich gut in kleine, ehrliche Arbeitsvereinbarungen einbetten – gerade weil der Ansatz klar ist: Du denkst und entscheidest, die Software nimmt dir das Formulieren und Korrigieren ab. Wenn dein Team gerade seine ersten Schritte mit KI-Diktieren macht, ist genau jetzt der richtige Moment für fünf klare Regeln statt eines dicken Leitfadens. Wie dabei unterstützt, erfährst du auf https://ohnetippen.de/.
