Der Fachbereich möchte schneller schreiben. Die IT möchte einen beherrschbaren Betrieb. Datenschutz und Einkauf brauchen belastbare Unterlagen. Wenn jede Seite ihre Fragen erst am Ende stellt, wird aus einem kleinen Tool ein unnötig langer Abstimmungsprozess.
Eine gute Beschaffung bringt diese Anforderungen vor dem Pilot zusammen. Nicht in einem 80-seitigen Fragebogen, sondern in einer klaren Entscheidungsvorlage.
1. Die tatsächliche Aufgabe festlegen
„Wir wollen KI-Diktieren“ ist noch zu allgemein. Benenne, welche Arbeit leichter werden soll: E-Mails entwerfen, Fachnotizen festhalten, CRM-Nachbereitung oder strukturierte KI-Aufträge.
Lege daneben fest, welche Funktionen nicht Teil des Piloten sind. Beispielsweise keine automatische Gesprächsaufnahme, kein selbstständiger Versand und kein Zugriff auf vertrauliche Dokumente ohne Freigabe.
Diese Grenzen schützen davor, dass eine Demo unbemerkt als Genehmigung für einen viel größeren Einsatz verstanden wird.
2. Den Datenfluss gemeinsam prüfen
Erfasse Audio, Rohtranskript, Ergebnis, Kontext, Verlaufsdaten und technische Protokolle. Für jede Kategorie braucht es eine Antwort zu Empfänger, Zweck und Aufbewahrung.
Der entscheidende Gegenstand ist die konkrete Konfiguration. Eine allgemeine Website über „sichere KI“ reicht nicht aus, wenn ein zusätzlicher Modus andere Daten an andere Systeme sendet.
Auch bei 
muss dieser Stand vor dem Produktiveinsatz bestätigt sein. Die öffentliche Unterauftragsverarbeiter-Seite unterscheidet ausdrücklich bekannte technische Angaben von noch festzulegenden Produktionsdiensten. O2
3. Betrieb und Zuständigkeit festhalten
Nach rechts scrollen, um alle Spalten zu vergleichen.
| Thema | Gemeinsame Entscheidung |
|---|---|
| Installation | Wer verteilt die Anwendung auf welchen Geräten? |
| Aktualisierung | Wer testet und genehmigt neue Versionen? |
| Identität | Wie werden Zugänge eingerichtet und beendet? |
| Netzwerk | Welche Endpunkte sind erforderlich und erlaubt? |
| Störung | Wer ist zuständig, und welcher Arbeitsweg bleibt verfügbar? |
| Support | Welche Informationen dürfen für Diagnosezwecke übertragen werden? |
Diese Tabelle ist eine Arbeitsvorlage. Sie behauptet keine bereits vorhandene MDM-, SSO- oder Administrationsfunktion eines bestimmten Produkts.
4. Nachweise richtig zuordnen
Verlange bei Sicherheitsangaben den genauen Geltungsbereich. Das BSI erläutert am Beispiel C5, dass ein Testat keine BSI-Zertifizierung ist. R01
Trenne außerdem das betrachtete Produkt von dessen Infrastrukturpartnern. Ein Nachweis kann wertvoll sein, ohne eure gesamte Verarbeitungskette abzudecken. Offene Punkte gehören in die Entscheidung, nicht in eine unsichtbare Fußnote.
Die rechtliche Bewertung des konkreten Einsatzes sollte durch die zuständige Stelle erfolgen. Diese Checkliste ersetzt sie nicht.
5. Einen Pilot mit Abnahme vereinbaren
Beschreibe Aufgaben, Teilnehmer, Zeitraum und zulässige Daten. Bestimme vorab, welche Qualitätsfehler zum Abbruch führen. Für sensible Texte kann beispielsweise eine veränderte Verneinung wesentlich wichtiger sein als ein Kommafehler.
Die Ergebnismessung sollte Eingabezeit, Nacharbeit und fachliche Richtigkeit enthalten. Ein Test, der nur Tippgeschwindigkeit misst, beantwortet die Beschaffungsfrage nicht vollständig.
Notiere vor dem Start auch, wie sich der Pilot beenden lässt. Was passiert mit Konten, Einstellungen, Vorlagen und gegebenenfalls absichtlich gespeicherten Daten?
6. Das Angebot auf den getesteten Umfang begrenzen
Eine erfolgreiche Textnotiz-Funktion ist kein Beleg für die Einführung jeder verfügbaren KI-Funktion. Der Vertrags- und Leistungsumfang sollte den freigegebenen Einsatz widerspiegeln.
Bei Kundencloud oder eigener Hardware kommt ein Architektur- und Betriebspaket hinzu. Modellversionen, Kapazität, Updates, Supportrechte und Abnahme gehören ausdrücklich dazu.
Ein optionales Feature sollte nicht allein deshalb aktiviert werden, weil es im Tarif enthalten ist. Entscheidend ist, ob es für die Aufgabe gebraucht und freigegeben wird.
Die einseitige Abschlussentscheidung
Am Ende sollte euer Team in wenigen Sätzen sagen können: Wir nutzen die Anwendung für diese Aufgaben, auf diesen Geräten, mit diesen Daten und diesem Betriebsmodell. Diese Funktionen sind freigegeben. Diese bleiben ausgeschlossen. Diese Personen verantworten Betrieb und Qualität.
Das ist auch der Maßstab für ein -Unternehmensprojekt. Nicht möglichst früh möglichst viele Konten einrichten, sondern einen konkreten Einsatz verständlich abgrenzen.
Ein gutes Beschaffungsdokument erklärt nicht nur, warum man kauft. Es erklärt auch, was genau gekauft und betrieben wird.
Weiterführende Ratgeber
- Zero Data Retention bei Diktiersoftware: Was genau bleibt nicht gespeichert?
- „Alles zertifiziert“? So prüfst du Sicherheitsnachweise bei Diktier-Software
- Diktiersoftware für Unternehmen auswählen: Der Leitfaden für deutsche Teams
Quellen und Einordnung
- O2: : Unterauftragsverarbeiter, Entwicklungsfassung. Öffentliche EU-Inferenzplanung und noch zu bestätigende Produktionsdetails; kein fertiger ZDR-Nachweis.
- R01: BSI: FAQ zum Mindeststandard für externe Cloud-Dienste. C5-Testate werden extern beauftragt und sind keine BSI-Zertifizierung. Testat allein bestätigt nicht jede Kundenanforderung.
Beispiel: Drei Abteilungen, ein Pilot, keine Schleife mehr
Die fiktive Steuerkanzlei Berghammer & Kollegen will Diktiersoftware anschaffen. Die Kanzleiinhaberin will schnellere Schriftsätze. Der IT-Leiter will wissen, welche Daten das Gerät verlassen. Die Datenschutzbeauftragte will schriftlich, was gespeichert wird.
Statt drei getrennte Beschaffungsprozesse zu starten, setzen sich alle drei zusammen und definieren vor dem Pilot den konkreten Einsatz: Nur Mandatsnotizen direkt nach Kliententerminen diktieren. Keine automatische Aufnahme. Kein Versand. kommt als Kandidat auf den Tisch, weil der Ansatz – eigene Gedanken schnell aussprechen, Software formuliert sauber – genau zu diesem engen Ziel passt. Der Pilot läuft sechs Wochen mit vier Kolleginnen und Kollegen, danach entscheidet die gleiche Runde gemeinsam. Niemand musste im Nachhinein noch einmal anfangen.
Beschaffung scheitert selten an der Software – sie scheitert daran, dass Fachbereich, IT und Datenschutz aneinander vorbeidenken. ist so aufgebaut, dass sich der konkrete Nutzen in einem kleinen, klar abgegrenzten Pilot zeigen lässt, statt in einer unübersichtlichen Feature-Liste unterzugehen. Wenn in deinem Unternehmen gerade die Frage im Raum steht, ob sich eine Diktierlösung lohnt: Starte mit einer echten Aufgabe und prüfe daran. Alle Ausgangspunkte findest du auf https://ohnetippen.de/.
